設備進口管理工作，在整個技術裝備管理系統中占有很重要的位置，目前在高等院校使用的大型精密貴重儀器設備，大部分還是進口的。本文結合工作實踐，對設備進口管理工作中幾個關鍵問題進行總結和探討。
1. 抓住管理要點，完成外匯指標
　　外匯，是“國外匯兌”的簡稱。在我國，要進口儀器設備，就要有外匯指標。設備進口管理的量化形態及管理要點，體現在對外匯指標的完成結果。我校使用外匯方式主要有兩種：
　　(1) 中央外匯　這是一種由國家統一安排，通過主管部委下達指標的外匯撥款或貸款方式。中央外匯，從下達到完成，都有較充分的時間保證和較嚴格的操作規程，很多時候是在上級直接指引下運作，一經確立，馬上執行，不可隨意更改。我校每年都較圓滿地完成這方面的指標。
　　(2) 其他外匯　隨著改革開放的深入和擴大，我們的外匯來源呈現了多樣化，有利用國內外貸款外匯、部門和地方外匯以及無償授助捐贈外匯等等。具體運作方式有專項貸款，如“211工程”通過預審的基金資助，還有捐贈和通過科研題目獲得資助等。相對于中央外匯，其他外匯指標的管理及完成，難度就更大一些。如由美國“中華醫學基金會”，自1980年設立200萬美元對我國包括我校在內的10所醫學院校進行資助，只支用基金存款利息，不得動用本金，用于科、教、醫人員培訓、圖書館建設以及購買教科研所需的儀器設備。該項資助首要的條件就是，接受資助的每個單位必須籌劃到按雙方商定的匯率的人民幣同時使用。所以，執行該計劃時有了外匯，還要有相應的人民幣配套資金才能運作。每次使用，都要經由校一級領導以及科研、財務部門等主管人員組成的專門機構審批。不論款項大小，其運作程序均面面俱到。該計劃目前一直在繼續執行。完成這些有別于中央外匯的各種外匯指標，工作量更大，難度更高。
2. 抓好計劃管理，保證工作質量
　　不論是中央外匯或是其他外匯的執行，多年來都比較圓滿地完成，基本上沒有出現過較大的偏差或失誤，特別是近幾年，在我校提出的“再創輝煌”的口號指引下，不斷加大對外交流，加大引進的力度和廣度，設備進口業務量大大提高，但由于我們抓好了計劃管理，所以進口工作不論從數量和質量上，在我省高教系統中，都是名列前茅的，這主要依靠我們注重抓好計劃管理。
　　實踐證明，計劃是管理工作的一項重要職能，計劃職能在各個管理職能中有領先地位。我們的計劃管理分三個時間段具體實施。
　　(1) 前期管理
　?、?細致審核資料，點滴嚴格把關　從接到購置者提出申請購置儀器設備的確認件和有關主管領導簽字認可及廠商負責人簽字的雙方協議書開始，就進入嚴密的工作計劃程序，努力做好幾點：(a)充分尊重購置者的意愿，對其所購買儀器設備及配件從不指手畫腳，亂發議論，因為教、科工作者是根據自己的實際需要而申請購買的，我們僅根據經驗對某些可能的不足，提出參考意見。(b)鑒于協議書是供需雙方經洽談、協商后將雙方一致意見記錄下來，雖不具有法律效力，但卻有一定約束力的文字依據，也是我們委托外貿專業單位對外簽定合同的原始依據，所以，對一些內容要有明確的定位，包括貨物名稱、型號規格、生產國別、價格條件、到貨時間及嘜頭號等。(c)購置者資金來源是否落實，防止因個別單位的失信而影響整個學校的對外信譽。(d)該項目是否屬國家免稅范圍以及報關所必須的技術要求。(e)把購置者與廠商商定的價格作為“封頂價”，只能降低，不能超越，并且從以下幾方面促使廠商多作讓步：以另一家甚至是多家公司的同類產品作對比；出示可能有同校其他單位購置其公司同一類或其他產品，取得量上的優勢；對規模較小，成立時間較短的公司大膽提出要求較高的優惠，比如先試用一段時間再付錢等。
　　要做好以上各點，確保不出失誤，思維線路比較紛繁，這就要求管理者具有高度的責任感及廣泛的知識面。
　?、?原始記錄是不能輕視的基礎工作　設備進口管理工作的特點是涉及面廣，對內對外、海關外貿、商務談判、技術咨詢等，每一項都不能有差錯。做好原始記錄工作，能起到瞻前顧后、防止疏漏的作用。面對繁多的數據資料，并不是為記錄而記錄，而是考慮到雙方或多方效用的。比如合同號一項，就像一條印有特殊數字或英文字母的電腦網址，溝通購置方、供應商、海關、外貿專業代理機構甚至是商檢部門等。另外，項目名稱、進貨港口等都有類似作用，只是適用范圍不同。
　　(2) 中后期管理
　?、?申辦批文　申辦批文是一項按國家政策辦事的必須工作，高校系統因為主要從事科教事業，所以，進口儀器，除少數是要經國家機電審查辦批準外，大部分只要經省一級批準，就可申辦到批文。但申辦時要充分考慮有個別儀器必須具備計量認證或其他技術認證。
　?、?報關申報免稅工作　高校設備進口管理工作的一項任務，是充分利用國家給予科教部門進口免征關稅和工商稅的優惠政策，取得免稅進口儀器設備，節省緊缺的科教經費。
　　醫科院校申辦免稅常常遇到的問題是，有些進口儀器設備必須放在附屬醫院使用，這就牽涉到收費問題。然而醫科院校不能沒有附屬醫院或臨床應用驗證和顯示。因此，在申辦免稅時，我們對儀器設備的使用方向、使用范圍作出詳細說明，提供詳盡資料，力求讓海關理解。由于我們一向抱著真誠、耐心和充分合作的態度，多年來得到海關理解和支持，為學校爭取了應有的免稅進口儀器設備，增強了學校發展的動力。
　?、?驗收工作　不論是否免稅進口的儀器設備，都要進行驗收，這是確保儀器設備能否安全投入使用，實現對教學科研價值的重要環節。我們通常把“常規驗收”和“技術驗收”結合在一起。常規驗收包括：外包裝有否破損，數量是否對應，單據是否齊全等。技術驗收是以儀器設備本身的技術指標進行安裝調試。技術驗收以使用者為主，常規驗收則雙方或三方，即廠商，使用者和我們的進口業務人員。
　?、?向應用管理過渡　驗收結束后，如果是從“紙上文字轉變成儀器設備”的角度看，設備進口管理工作可以說基本完成，但從應用管理的角度看，卻是剛剛開始，也就是儀器設備通過使用、維護、修理、折舊及報廢等一系列運動形態實現其價值的開始。長期實踐證明，應用管理交由專門的管理部門負責，而不由進口業務人員負責，更具專業性和科學性。進口業務管理者這時有責任把儀器設備的詳細資料移交，并敦促使用者或購置者盡快辦理固定資產登記手續，防止出現脫節，構成管理體系中較完整的一部份。
3. 工作責任制方式及成效分析
　　要取得好的成果，就要有嚴謹而又切合實際的工作方式，對此，我們作了極為有益的三種工作責任制方式的嘗試。
　　(1) 分段責任制　設備進口工作另一特點是層次分明、階段性強，每一階段的工作做好了，就為下一階段的工作鋪好了道路。從審核申報材料及協議書，向廠商詢價并與之進行技術和商務談判，委托有關進出口專業單位辦理有關業務，最后，送遞海關審核是否給予免稅及按合同驗收到貨，如果出現問題，必要時還要與商檢部門打交道等。把這些范圍明確、對象清晰的工作完整分配到每一個人身上，就形成了分段責任制。這種責任制的優點是，由于每一段的屬性范圍比較窄，所以，責任人較容易掌握其工作特性，經驗積累較快。這種責任制的不足是容易脫節，遇到問題非當事人較難盡快給予解決，一個環節卡住，任務難以完成。以前我們是采用這種運作方式的。
　　(2) 單位全面責任制　這是以系、院或附屬醫院為對象，每個人員負責一個或兩個單位，從接受購置者的申請報告及協議書開始，最終貨到使用單位實行全面負責制。這種責任制的優點是，每一個人對每一段工作都接觸到，知道整個進口工作程序的運作，在工作中不斷培養和鍛煉出進口業務管理者都具有獨當一面的能力，極大地限制和避免了對工作可能產生某些不良后果。這種責任制還有比較突出的優點就是“功過自責”，效率源自于個人內在潛能的自我挖掘。而缺點則正好是“分段責任制”的優點，每個人對各段工作的掌握和熟悉需要較長的時間。
　　(3) 單位全面負責為主，分段負責為輔責任制　這是在“單位全面負責制”的基礎上，把某段工作交給一、兩個人兼作主要負責。這種兼任的工作，業務技術程度并不高，各人都比較容易掌握，但對外交往必須這樣。我們目前主要是采用單位全面負責制為主，分段負責為輔的責任制運作方式。經過近兩年的時間驗證，效果是基本令人滿意的。
4. 做好信息管理工作，創造較好決策條件
　　信息是各級管理組織中進行計劃決策的重要依據，計劃、決策的正確與否，關鍵在于主管人員的正確判斷，判斷的依據源于信息。對此我們非常重視，并做了相應的工作。
　　(1) 把好信息關，服務為根本　信息的傳遞路是由信源——信道——信宿三部分組成。信源是信息的出發者，傳遞的起點，信道是信息傳遞的通道，它包括信息傳遞的媒質和傳遞方法，信宿是信息的終點，作用是接收信息和利用信息。作為設備進口管理者，很顯然就擔當信道的角色。購置者即教研室或附屬醫院等，就是信宿者了。由于工作崗位不同，教師及科研人員不可能花大量的時間和精力去收集諸如國家有關進出口方面的不同政策導向，外匯市場匯率的頻繁變動以及廠家或代理商的質量和信譽等。本著服務為根本的精神，我們非常重視及時、準確地把信息傳遞給使用者，爭取產生最大的經濟效益和社會效益。有這樣一個例子，改革開放初期，國家對捐贈物品采取比較優惠的政策，一般憑雙方來往函件及單位證明，由省里專門機構審批，海關基本上給予免稅放行，對儀器設備的品種數量限制尺度比較寬。幾年前，海關對此一律實行按正常手續辦理，捐贈可以，但該納稅的必須納稅，想給予免稅的按海關要求的程序辦理。對海關發出這一信息，由于我們不可能拿取他們的通知文件對所屬單位下發，只能按其通知精神多次向有關業務人員說明情況，反復解釋，盡量避免時間和精力的浪費?？赡苓@項政策實行的時間較長，人們的觀念還不能輕易轉過彎來，幾年來仍不斷有人走此路子，甚至常常貨物進關時被海關卡住，然后大惑不解拿著各種函件和批件一類來問我們怎么辦。對此，我們除再給予詳細解釋外，盡我們最大的能力給予指點，更多時候是親自幫忙補辦各種手續，最大限度地減少了因延誤提貨而被海關給予的經濟處罰，老師們常為此表示由衷的謝意。
　　(2) 建立信息中心，共享信息資源　站在購置方的立場，能買到最好質量最合理價錢的商品，就是最好的工作效果。要達到這樣的效果，其中一定要有可靠的信息。這就是我們近年建立一個信息中心基礎因素之一。把國際上比較有名的大公司，大廠商所代理或生產的商品名稱，型號規格，價格等資料收集后進行甄別和解釋，輸入電腦，完成由資料轉變為信息的過程。資料僅是記錄下來用作鑒別的符號，只有經過甄別和解釋，才可被認為是信息。信息對購置者在購置儀器設備時可以作參考指引，而且我們本身在整理和使用過程中對各廠商的優點或是不足不斷產生新的認識，觸類旁通，達到最佳精選效果。當然，我們對一般的，規模較小包括新成立的公司或廠商的資料都進行收集加工整理，從而使我們的信息庫更加充實。
　　信息的傳遞，對于買賣雙方是一種互需互惠。我們在獲得賣方信息的同時，通過組織專項儀器設備技術研討會，展覽會及學術交流會等形式，把我行業內的需求信息反饋給廠商，令他們更貼近我們的需要。
　　只要有國家，就會有進口儀器設備，因此，不斷探索和總結高校設備進口管理工作的理論和經驗，將是一項長久的課題。作為這方面的管理者，有責任和義務不斷攀登新的高點，為國家的高等教育事業作出應有的貢獻。